Workshop Rollen

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo..

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Inhoud accordeon

Scenario Kaarten

Wat is het?

Een vooraf bepaalde compensatie voor de inzet van niet-professionals die deelnemen aan de verschillende fases van het participatie traject.

Vraag aan elkaar!

  • Betalen we voor de inzet van burgers en initiatiefnemers of waarderen we de inzet op een andere manier (bijv. door organiseren van buurtfeest, dankbrief burgemeester etc.)
  • Krijgen deelnemers iets terug voor hun inspanningen?
  • Mogen de initiatiefnemers iets terugverwachten voor hun inspanningen

Bijvoorbeeld

  • Financiële vergoeding voor deelnemers 
  • Borrel
  • Dankbrief burgemeester
  • Aanbieden van relevante cursus
  • Positieve sociale mediaberichten

Wat is het?

Respect voor de lokale context en manier van handelen. Sluit de processen, ontmoetingsvormen (en tijden) en communicatie hierop aan.

Vraag aan elkaar!

  • Wat is de lokale cultuur en hoe wordt besloten welke omgang daarbij aansluit?
  • Wie handhaaft of er bewust wordt omgegaan met de lokale cultuur gedurende het project?
  • Onder welke omstandigheden worden ontmoetingsvormen georganiseerd?

Bijvoorbeeld: 

  • Bijeenkomsten in de buurtkroeg
  • Alleen op zaterdagen 
  • Na de werkdag
  • Met diner 
  • Met koffie en koek
  • Gebruik een vertaler

  Wat is het?

Doorbreek de burger als klant en consument-gedachten. Verdeel ook communicatie, organisatie en besluitvormings-rollen binnen de projectgroep. Echt meedoen betekent ook meebeslissen in het proces en de uitkomsten daarvan.

Vraag aan elkaar!

  • Hoe worden de rollen verdeeld binnen een project?
  • Hoe zorg je voor voldoende draagvlak voor/toewijding aan het project?
  • Welke rollen en verantwoordelijkheden kunnen overgedragen worden aan burgers?

Bijvoorbeeld: 

  • Geef de meest betrokken deelnemers een award 
  • Ik zorg voor de koffie en thee
  • Ik wil over alles beslissen
  • Draag de communicatie over aan de burgers

Wat is het?

Maak vooraf aan een participatietraject de doelen en verwachtingen helder. Spreek (en schrijf het uit) voor allen die willen participeren wat voor mogelijke (beoogde) rollen kunnen worden ingevuld. Dit kan natuurlijk nog bijgesteld worden in de loop van het traject.

Vraag aan elkaar!

  • Hoe zorg je voor eensgezindheid over de doelen en verwachten binnen een project?
  • Hoe waarborg je voldoende projectflexibiliteit?
  • Wel of geen aparte sessie over doelen en verwachtingen organiseren ?
  • Wel of niet de verwachtingen op basis van eerdere toezeggingen honoreren?

Bijvoorbeeld 

  • Maak een projectmanifesto en communiceren
  • Newsletter voor de buurt
  • (Info)Billboard in de wijk plaatsen
  • Participatiecontract

Wat is het?

Het toekennen van publieke subsidies moet bepaald worden op basis van heldere, algemene en vooraf gecommuniceerde criteria. Wat geldt voor het ene initiatief in de stad moet ook gelden voor het andere.

Vraag aan elkaar!

  • Hoe zorg je ervoor dat criteria passend zijn voor projecten met locatie specifieke opgaven

Bijvoorbeeld

  • Bewonerstafels beslist mee over subsidies criteria
  • Biedt ondersteuning bij aanvragen – Leen ambtenaar
  • Criteria makkelijk te vinden online en offline

Wat is het?

Heldere en leesbare informatie: Het project-bevoegd gezag (Omgevingsbesluit 2018, Artikel 5.3.2, 5.3.3) zorgt ervoor dat alle pertinente informatie rondom een project in heldere en leesbare taal wordt gecommuniceerd en dat er een archief van alle relevante informatie beschikbaar is op een voor alle geïnteresseerden toegankelijk platform/website.

Vraag aan elkaar!

  • Voor wie moet de informatie leesbaar gemaakt worden?
  • Hoe voorkom je een overvloed aan informatie?
  • Wie heeft de zorg om informatie goed voor te bereiden?

Bijvoorbeeld

  • Vorm een whatsappgroep
  • Hoofdpunten ook in jip-en-janneke taal 
  • Een billboard op de locatie van het project
  • Altijd berichten in de wijkkrant

Wat is het?

Maak het mogelijk om voor iedere burger tijdig bezwaar in te dienen of inspraak te hebben in eventuele besluiten van het project-bevoegd gezag met betrekking tot het vaststellen van participatie partijen en rollen.

Vraag aan elkaar!

  • Wanneer krijgen burgers de mogelijkheid tot inspraak of het indienen van bezwaar?

Bijvoorbeeld

  • Elk maand een update via nieuwsbrief/social media
  • Regulier bezwaar/inspraak momenten delen
  • Online formulieren voor bezwaar
  • Buurt whatsapp

Wat is het?

Maak het een projectdoel om alle typen burgers en bewoners van het gebied te informeren en uit te nodigen. Zorg tenminste voor het uitnodigen van representatieve vertegenwoordiging van alle sociaaleconomische lagen (opleidingsniveau, inkomen) en persoonlijke eigenschappen (leeftijden, geslacht, afkomst).

Vraag aan elkaar!

  • Hoe zorg je ervoor dat alle sociaaleconomische lagen en persoonlijke eigenschappen zijn vertegenwoordigd?
  • Wie is hiervoor verantwoordelijk?
  • Hoe ga je om met mensen waar je om persoonlijke redenen liever niet mee samen wil werken?

Denk aan

  • Uitnodiging op de email, de post, de whatsapp, billboard
  • Kies meerdere tijdstippen voor informatiedelen
  • Kies meerdere talen in communicatie
  • Zorg voor grotere lettertype
  • Minder teksten meer beelden
  • Ambassadeurs/vertegenwoordigers uit de buurt vinden

Wat is het?

De keuzes en bepalingen van project-bevoegd gezag (Omgevingsbesluit 2018, Artikel 5.3.1, 10.2.1, 10.2.2) over wie, wanneer en waarover men wordt betrokken in een participatie project, moet schriftelijk verantwoord worden en bekend worden gemaakt aan het publiek op een toegankelijke wijze.

Vraag aan elkaar!

  • Op welke manier en welk moment moeten projectkeuzes bekendgemaakt worden?
  • Welke keuzes moeten expliciet gemaakt worden?

Bijvoorbeeld

  • Nieuwsbrief, whatsapp groep, website
  • Normale mensen taal
  • Billboard – progress volgen
  • Project info loket in de wijk

Wat is het?

Stel samen voorwaarden voor participatie op. Iedereen die wil meedoen mag zich legitimeren door persoonlijke (inzet) of constructieve toevoeging aan het proces.

Vraag aan elkaar!

  • Wat zijn de voorwaarden voor participatie?
  • Wie handhaaft deze voorwaarden?
  • Wel of niet deelnemers toestaan uit andere woonwijken?

Bijvoorbeeld

  • Inzet van symbolische waarde (EUR1-2) of verblijfduur (woon al 5 jaar of ben van plan langer dan 1 jaar te wonen)
  • Buurtregels bepalen welke andere belanghebbenden mee mag doen.
  • Bring a friend – buurtbewoners kunnen eigen netwerk/kring benaderen om deel te nemen

Wat is het?

Hanteer een projectparticipatiebudget. Maak binnen het budget ruimte voor i) heldere communicatie richting internen en externen, ii) vastleggen van besluitproces en iii) het inhuren van onafhankelijke experts, facilitators en procesmanagers. Dit voorkomt dat kennis en middelen (en daarmee macht) door een deelnemer wordt beheerd.

Vraag aan elkaar!

  • Voor welke doelen willen wij een participatiebudget opstellen?
  • Komt er een apart budget voor de deelnemers aan het proces
  • Kan expertise worden ingehuurd of worden er consultants/ ambtenaren als ondersteuners aangewezen
  • Wordt er een vergaderruimte ter beschikking gesteld voor de deelnemers?
  • Is er budget voor materiële kosten van de deelnemers?
  • Is er budget voor communicatie vanuit de deelnemers?

Bijvoorbeeld:

  • Tijd = Geld – Compenseren obv vrijwillige tarieven
  • ipv geld, ruimte, computers, gespreksleiders, technische ondersteuning, communicatie media manager, consultants, ambtenaren bieden/lenen.
  • Stemmen over budget door wijk/buurt

Wat is het?

Verplicht alle partijen om formele en informele relaties met betrekking tot belangenverstrengelingen rondom het project expliciet te maken (Bijv. wie heeft een dubbele pet op, wie werkt voor wie of wie wordt door wie ingehuurd).

Vraag aan elkaar!

  • Op welke manier worden formele en informele relaties met betrekking tot belangenverstrengeling gedeeld binnen een projectgroep?

Bijvoorbeeld 

  • Communiceer je helder over verschillende petten of ervaar je dat als nodeloos complex?
  • Deel je interne conflicten en maak je ze onderdeel van het proces of los je ze intern op? (bijv. De afdeling sociale zaken van de gemeente heeft een ander beeld van de ontwikkelingslocatie dan de afdeling vervoer; in een bewonersvereniging zijn verschillende facties)

Wat is het?

Stel regelmatige traject ‘checkpoints’ in. Spreek met alle partijen af wanneer een update-moment en een beslissing-moment moet komen. Bijv. spreek een omgevingscontract of een ‘eindpunt’ af met elkaar.

Vraag aan elkaar!

  • Wanneer moet een update-moment en beslissingsmoment ingepland worden?
  • Hoe waarborg je voor voldoende projectflexibiliteit
  • Kan het proces gedurende het traject worden gewijzigd (vindt er bijvoorbeeld halverwege een evaluatie plaats om aan te kunnen passen)

Bijvoorbeeld:

  • Regelmatig checkpoints inplannen (per maand, per kwartaal)
  • Eindpunt – einddoel vaststellen
  • Buurtevaluatie moment – tevredensheidcheck over verloop proces en behaalde doelen

Wat is het?

Richt een regionale/landelijk/thematische burgerparticipatiefonds op die potentiele initiatiefnemers voorzien en ondersteunen met juridische, financiële en bestuurskundige kennis en financiële middelen.

Vraag aan elkaar!

  • Hoe zorgen we voor dat we niet altijd opnieuw de wiel moeten uitvinden?
  • Wat kunnen we van elkaar leren en hoe?
  • Waar kan ik hulp vragen/bieden?
  • Hulp! Wij zijn maar een kleine groep mensen, hoe zorgen we voor voortbestaan van onze initiatief?

Bijvoorbeeld

  • Aanspraak op ‘startgeld’ voor startende initiatieven
  • Vraag een expert uur: Experts die vrijwillig juridische/financieel/planning hulp aanbieden
  • Voor iedereen toegankelijk, maar deel je (succes en faal) verhaal!
  • Stichting van en voor initiatieven
  • Sponsoring door ontwikkelaars/investeerders/overheden